Một số tác phong của người Nhật

                     I.            Tác phong làm việc là gì?

Tác phong được hiểu là sản phẩm nhận thức và tư duy khoa học của con người, phản ánh hành vi ứng xử của con người với công việc và trong giao tiếp xã hội. Hay nói cách khác, tác phong là lề lối, cách thức, phong thái đã trở thành nền nếp ổn định của con người. Nó được thể hiện rất rõ trong tất cả các hoạt động như lao động, học tập, sinh hoạt, tạo nên những nét riêng biệt của một  chủ thể. Tác phong là cách thức, lối làm việc và cách sống riêng của mỗi một con người. Tác phong không phải là tự sinh ra là có, mà nó được hình thành và phải trải qua một quá trình nhận thức, được rèn luyện lâu dài trong môi trường xã hội.

          Tác phong làm việc là gì?

Nếu như bạn hiểu được 2 từ “ tác phong” rồi thì việc hiểu 4 từ “ tác phong làm việc” không phải khó. Từ những nhận xét trên, bạn có thể hiểu khái niệm “tác phong làm việc” là một bộ phận trong tác phong của con người, nó thể hiện ở cách thức, lề lối tiến hành và giải quyết công việc của một con người cụ thể. Mỗi người có những tác phong riêng khác biệt, nhưng cũng cần phải lấy những điểm nòng cốt làm nền. Không được học những tác phong xấu và mang lại nhiều ảnh hưởng không tốt đến những người khác xung quanh.

Theo: http://dreamlife.edu.vn/bai-viet/tac-phong-lam-viec-la-gi/i58

                 II.            Tác phong làm việc: Luôn đúng giờ

Cả thế giới nghiêng đầu bái phục con người và đất nước Nhật Bản bởi họ sống vô cùng nguyên tắc và luôn đúng giờ mọi lúc, mọi nơi và đúng giờ được xem như là thói quen trong cuộc sống của người Nhật Bản.

Tại các công sở hay các công ty của Nhật Bản thì giờ giấc làm việc của người Nhật cũng là tiêu chí đánh giá nhân viên. Họ sẽ không được phép đến muộn dù chỉ là 1 phút. Với những người đi muộn sẽ phải chịu có những hình thức kỷ luật rất cao:  Có thể bạn có thể sẽ mất việc hoặc sẽ dậm chân tại chỗ trong công việc. Ngược lại nếu bạn luôn đi làm đúng giờ bạn sẽ được xếp vào danh sách những người làm việc cần mẫn và có triển vọng. Nếu kết hợp cả thái độ, trách nhiệm và chất lượng công việc tốt thì cơ hội thăng tiến của bạn trong công ty hoàn toàn thuận lợi hơn rất nhiều.

Người Nhật còn quan niệm làm việc gì cũng phải đúng giờ giấc và điêù này còn thể hiện  sự tôn trọng đối với người gặp gỡ và làm việc, hợp tác cùng mình. Chính vì vậy các bạn nên tìm hiểu giờ giấc làm việc của người Nhật sẽ giúp các bạn dễ dàng hòa nhập với phong cách làm việc tại đây.

Để lý giải điều đó, cần đứng trên nhiều góc để nhìn nhận.

1.      Nhật Bản là nước có phát triển, hệ thống máy móc hỗ trợ tiên tiến.

Giờ giấc làm việc của người Nhật được tuân thủ mọi lúc, mọi nơi, mọi đối tượng, mọi ngành nghề. Nếu bạn đi muộn, bạn cũng không thể viện cớ vì lý do tàu xe được. Bởi vì ở Nhật Bản phương tiện đi lại chủ yếu là tàu điện ngầm. Và các nhà tàu ở Nhật luôn có ý thức sắp xếp thời gian để mỗi chuyến tàu luôn có số người đông nhất và giờ đi giờ đến chính xác đến từng giây. Sự sai lệch giờ giấc của Nhật bản là nhỏ nhất thế giới. Dù với các phương tiện công cộng như tàu điện ngầm  hay xe bus cũng chỉ bị trễ 7 giây trong 1 năm. Theo thống kê, tổng cộng trong 50 năm, đội tàu Shinkansen đã chuyên chở hơn 10 tỉ hành khách. Thời gian trễ chuyến trung bình mỗi ngày trên tất cả tàu cao tốc Nhật là 36 giây. Với hệ thống phương tiện giao thông phát triển, góp phần hỗ trợ người Nhật vào thói quen của mình, thói quen tuân thủ giờ giấc.

2.      Thói quen tránh làm phiền người khác

Cùng với tư duy, tránh làm phiền người khác "không làm phiền" (迷惑しない Meiwaku shinai), họ luôn cố gắng để không gây ra hành động được coi là làm phiền. Ví dụ như: Làm gián đoạn công việc của người khác khi họ đang tập trung, hay những hoạt khác mà theo bạn có thể gây tổn hại, khó chịu cho người khác. Việc tuân thủ thời gian cũng là một hành động không làm phiền người khác.

Giả sử: Trong một cuộc họp, nếu bạn đi muộn. Bạn sẽ khiến tất cả mọi người phải chờ. Hơn nữa, cũng vì một mình bạn mà không khí trong công ty cũng bị nên xấu đi. Do vậy tới trễ hẹn được coi là hành vi thiếu lịch sự, làm tổn hại tới người khác. Việc đúng giờ là điều nên làm trong mọi tình huống. Điều này có thể dễ dàng nhận thấy khi đối chiếu lịch trình giờ tàu chạy với điểm thời gian thực tế mà tàu đến ga, hoặc khi sắp xếp một cuộc hẹn với người Nhật và luôn thấy họ đến trước giờ hẹn ít nhất 5 phút. Thói quen đó ăn sâu vào mỗi cá nhân và dần trở thành một quy tắc ngầm, một ý thức cơ bản. Người Nhật luôn tránh làm phiền người khác.

3.      Chủ nghĩa tập đoàn

Xã hội Nhật Bản luôn hướng tới sự đồng tâm hợp lực để đạt kết quả cao chứ không đánh giá cao vai trò của cá nhân. Tư tưởng này được thấm nhuần từ trẻ nhỏ và đã hình thành nên thói quen của người Nhật Bản. Người Nhật đã được học cách phối hợp để làm việc, nỗ lực làm việc nhằm đạt mực tiêu chung của cả tập thể. Tinh thần đồng đội, đồng nghiệp giúp tạo nên thành công của tập thể. Việc giỏi phối hợp, đoàn kết với nhau khi làm việc giúp họ thành công chứ không phải sự vượt trội xuất thần của một cá nhân. Vì vậy trong việc tuân thủ thời gian là một cách thúc đẩy tập thể phát triển, luôn hướng tới kết quả công việc một cách tốt nhất. Không để mình là cá nhân làm ảnh hưởng đến kết quả công viêc, mỗi thành viên nỗ lực, thực hiện nguyên tắc xây dựng tập thể vững mạnh. Bên cạnh đó, cùng suy nghĩ “ không muốn mình khác biệt” thì việc trễ nãi giờ giấc khi tất cả tập thể thành viên tuân thủ giờ giấc, quy định là không những là thất lễ mà còn có trường hợp làm mất uy tín cá nhân.

So với Việt Nam:

Vấn đề đúng giờ: Đúng giờ là yếu tố rất được tôn trọng trong các cuộc gặp gỡ ở Nhật. Người ta không cần đến sớm để thể hiện sự tôn trọng nhưng càng không nên đến muộn vì đó là hành động bất lịch sự. Người Việt thì khác, họ có thể xê dịch giờ hẹn đôi chút và điều đó không trở thành vấn đề lớn.

“Không ăn đậu không phải Mễ, không đi trễ không phải Việt Nam”.
Người Việt chúng ta có hai huyền thoại vẫn thường được nhắc đi nhắc lại liên quan đến việc đi trễ. Thứ nhất là chuyện ông Táo về chầu trời, sớ Táo Quân hầu như bao giờ cũng vậy, sau lời chào chúc thọ ra mắt Ngọc Hoàng là lời xin lỗi vì..., vì... nên Táo Việt tới trễ, đến độ quần áo cũng không mặc chỉnh tề! Chứ táo thì lúc nào cũng ngây thơ vô tội. Thứ hai là chuyện Sơn Tinh-Thủy Tinh, Thủy Tinh tới trễ không lấy được vợ, đã không biết lỗi mình lại đâm ra ghen tức, dâng nước lên đánh nhau triền miên với Sơn Tinh... Trong thực tế xã hội, có khi chuyện đi trễ cũng trở thành một nguyên nhân của hiềm khích.
Thói đi trễ chỉ là một phần nhỏ, phần nổi của tảng băng sơn bao hàm toàn bộ cá tính của người Việt. Phải chăng trong những cá tính tốt vui vẻ, dễ dãi, người Việt còn mang tinh thần đại khái, không nghiêm chỉnh, không chính xác, không giữ lời hứa, thiếu trách nhiệm, hay quá ư là ham vui ngay cả trong khi làm việc...

 Các nguyên nhân đi trễ?

Có 70-80% người Việt sống bằng nghề nông, nên quen tính toán bằng mắt và bằng kinh nghiệm, quen tinh thần đại khái chứ không quen chính xác. Lối nói "sào ruộng" nay vẫn còn tồn tại, có lẽ không mấy ai biết đích xác diện tích 1 sào ruộng là bao nhiêu? Giờ giấc chỉ nhắm chừng, kiểu giờ thìn, giờ ngọ... mà mỗi giờ này là 2 giờ đồng hồ bây giờ, hay mặt trời lên lưng ngọn sào, tàn cây nhang... Người có trách nhiệm thường là người đa đoan, bận rộn nhiều công việc, có khi lớn tuổi thì nhớ trước quên sau. Coi chuyện họp hành cộng đồng là không quan trọng, đến giờ nào cũng được, nhất là phần đầu thường là nghi thức rườm rà. Còn phần cuối coi như tàn cuộc, chỉ là chuyện linh tinh, không cần có mặt...Không nhớ rõ giờ và địa điểm, hoặc mới đi lần đầu nên mất nhiều thời gian hơn dự tưởng. Đôi khi giờ phút chót gặp chuyện trục trặc ngoài ý muốn.

              III.            Tác phong làm việc: Luôn gọn gàng

Qua Nhật làm việc, mọi người sẽ thấy hầu hết các nhân viên người Nhật thường có thói quen đến giờ làm sớm hơn từ 5 – 15p. Trong thời gian đó, công việc đầu tiên họ thường làm đó là sắp xếp lại góc làm việc của mình.

Đối với người Nhật, việc sắp xếp lại góc làm việc không chỉ đơn thuần là một thói quen để giúp mọi thứ trở nên ngăn nắp, sạch sẽ hơn, mà trên hết đó cũng là cách để họ giữ bộ mặt cho công ty của họ. Việc các khách hàng ghé thăm công ty và ngắm nhìn sự ngăn nắp, gọn gàng ở các góc làm việc cũng là một ấn tượng tốt để họ thêm tin tưởng vào sự làm việc chuyên nghiệp của nhân viên và doanh nghiệp nơi đây.Sắp xếp bàn làm việc giúp tiết kiệm hơn 1h đồng hồ mỗi ngày

Theo thống kê của báo “ Wall Street Journal “, nếu mỗi ngày làm 8 tiếng đồng hồ, chúng ta sẽ tốn 1 giờ cho việc tìm kiếm các vật dụng ở văn phòng. Như vậy, bạn đang đánh mất quá nhiều thời gian cho những việc vô ích, bên cạnh đó việc tìm kiếm đồ đạc sẽ khiến bạn không thể tập trung vào công việc chính của mình.

5S* là phương pháp làm việc do người Nhật Bản thiết lập và đã trở thành công cụ hữu hiệu giúp bạn dễ dàng hòa nhập, tạo dựng sự tin tưởng ở môi trường làm việc. Chính phương pháp 5s này đã tạo nên một đất nước nổi tiếng về tinh thần kỷ luật, ý thức tự giác, gọn gàng trong công việc

Nguyên nhân:

1.      Tính trách nhiệm, ý thức công việc

5S là một phương pháp rất đơn giản nhưng lại vô cùng hữu dụng, mang lại hiệu quả cao trong thực tế. Việc thực hiện 5S trong cơ quan, tổ chức là vô cùng cần thiết bởi chính lợi ích mà phương pháp này mang lại, cụ thể

Giúp nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn. Khi môi trường làm việc được dọn dẹp sạch sẽ, gọn gàng sẽ thuận tiện hơn cho mọi người trong quá trình làm việc, đồng thời môi trường sạch sẽ giúp nhân viên sảng khoái tinh thần và tạo đà cho năng suất lao động được nâng lên, cũng như đảm bảo sức khỏe cho người lao động.

Tăng cường kỷ cương, kỷ luật tập thể. Việc duy trì những thói quen tốt như: tự giác, chủ động, … sẽ tạo ra kỷ luật chung cho tập thể, nhờ đó văn hóa tổ chức cũng tăng lên, nâng cao tinh thần tập thể, tạo ra sự hòa đồng, giúp mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc.

Nâng cao năng suất lao động: Nhân viên tự hào về tổ chức, từ đó có thái độ tích cực, trách nhiệm và ý thức hơn trong công việc, giúp thúc đẩy năng suất lao động tăng lên. Đồng thời môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng cũng giúp tổ chức tận dụng tối đa thời gian, hỗ trợ lớn cho việc tăng hiệu quả công việc.

2.      Sự cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo

Người Nhật cẩn thận, tỉ mỉ thế nào.

Tại một nơi có cư dân nhiều nước sống, nhưng chỉ cần thoạt nhìn dàn phơi quần áo là biết ngay nhà đó là người Nhật hay người nước khác.

Đứng soi dàn quần áo nhà người ta thì thật bất nhã, người Nhật phơi quần áo khá đẹp, dàn toàn một loại khăn cùng nhau, dàn toàn áo sơ mi trắng… mỗi chiếc mắc áo lại được kẹp bởi một chiếc kẹp cố định vào cọc phơi, làm cho nó luôn thẳng góc, không quay ngang quay ngửa khi gặp gió. Vào nhà của người Nhật tuột giày ra phải xếp gọn gàng, hướng mũi giày ra cửa chứ không phải đặt nó ngang ngửa thế nào cũng được.

Việt Nam:

              IV.            Tác phong làm việc: Thói quen báo cáo

Là một nước rất nghèo về tài nguyên, động đất nhiều nhất thế giới, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ sau Thế Chiến thứ II. Vậy bằng cách nào Nhật Bản có thể nhanh chóng phục hồi và tăng trưởng thần kỳ, trở thành nước có tiềm năng lớn thứ hai trên thế giới về kinh tế, khoa học kĩ thuật và tài chính?

Một phần không thể phủ nhận chính nhờ những bí quyết có một không hai, giúp người Nhật có được năng suất lao động cao bậc nhất thế giới.

Nếu có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, ai cũng biết đến quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Bản thân khi tiếp xúc với người Nhật cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần tập thể cao.

Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.

*HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo;                                                        Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến.

Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.

Nguyên nhân

1.      Tinh thần vì tập thể

Nếu như người Mỹ đề cao vai trò cá nhân thì người Nhật lại coi trọng giá trị tập thể, luôn hướng đến sự đồng tâm hợp lực để đạt được kết quả cao nhất.Nếu quá chú trọng đến vai trò cá nhân, một doanh nghiệp sẽ thất bại vì mọi người chỉ quan tâm đến thành tích của riêng mình, thậm chí ai cũng muốn trở thành "sao" nên bon chen, hẹp hòi với người khác. Họ không quan tâm đến kết quả của công việc chung, không biết vì tập thể mà chỉ ích kỷ chăm chăm thu vén cho mình. Như thế không có nghĩa tập thể là nơi cho những cá nhân yếu kém "ẩn mình", ăn bám đồng nghiệp, vì thế, bạn phải biết cách cân bằng giữa cá nhân và tập thể.

Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc. Bằng việc thường sử dụng phương pháp làm việc theo nhóm để tạo sự liên kết chặt chẽ cũng như thúc đẩy sự cố gắng của mọi thành viên và đòi hỏi họ quan tâm đến nhiều nhiệm vụ hơn là một nhiệm vụ cụ thể. HoRenSo phát huy tinh thần đồng đội , làm việc theo team-work quan trọng.

Việt Nam: Việt Nam cũng có những ưu điểm trong công việc, cần cù lao động, sáng tao học tập . Người Việt được các dân tộc thừa nhận là có tinh thần hiếu học, cộng với bản chất thông minh, nắm bắt mọi thứ một cách nhanh chóng và vận dụng tốt, thực hành tốt. Tuy nhiên, tinh thần làm việc nhóm cũng như coi trọng tinh thần tập thể chưa được đánh giá cao. Đối với thế hệ trẻ Việt Nam, từ “teamwork” hẳn đã được nói đến nhiều, trên báo chí, trên mạng xã hội, trong giao tiếp hàng ngày… nhan nhản người sử dụng. Nhưng đó mới chỉ là nhìn thấy, là “nghe nói”, là áp dụng một cách nửa vời. Ít ai thực hiện teamwork theo đúng nghĩa. Cũng bởi lý do này mà người Việt ít khi thành công trong những dự án đòi hỏi tinh thần làm việc nhóm và sự hỗ trợ của nhiều bộ phận khác nhau, cũng như cũng chưa có sự liên lạc – trao đổi – báo cáo tạo sự gắn kết thật sự giữa các bộ phận.

Tóm lại:

Nhật Bản là quốc gia không được thiên nhiên ưu ái về nguồn tài nguyên. Không những thế, hằng năm Nhật Bản phải hứng chịu rất nhiều các thảm họa tự nhiên như động đất, sóng thần, núi lửa,…. Chính sự khắc nghiệt của thiên nhiên đã biến người Nhật Bản trở lên cứng cỏi, kiên trì, quật cường.  Nhưng ẩn sau những con người này vẫn là những người với ý thức trách nhiệm cao với công việc và có thể kể đến ngững tác phong trong công việc vô cùng đáng ngưỡng mộ: thói quen đúng giờ, 
tác phong gọn gàng, thói quen báo cáo.... Qua đó, người lao động Việt Nam sẽ học hỏi rất nhiều điều bổ ích.

thelam92